Privacyverklaring

Je tennisschool bepaalt welke gegevens nodig zijn voor inschrijving, lessen, indeling, aanwezigheid, communicatie en betaling. De school is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens in opdracht van de school, als verwerker, en helpen de school bij privacyverzoeken. De privacyverklaring van je school vertelt welke doelen en grondslagen zij gebruikt.

Voor een paar dingen zijn wij zelf verantwoordelijk: ons zakelijk contact met scholen, onze eigen contracten en facturen, vragen via onze website en de statistieken van deze website.

• Vragen en demoaanvragen: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, je school en wat je zelf meestuurt. We gebruiken dit om je vraag te beantwoorden (gerechtvaardigd belang, of het voorbereiden van een overeenkomst als je zelf de contractpartij bent).
• Contracten met scholen: zakelijke contactgegevens, rol en bevoegdheid, afspraken en correspondentie (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang).
• Facturatie en administratie: factuur- en betaalgegevens van de school (overeenkomst en wettelijke bewaarplicht).
• Beveiliging: beperkte technische gegevens om misbruik te voorkomen en de dienst veilig te houden (gerechtvaardigd belang).
• Websitestatistieken: welke pagina’s worden bekeken, op welke knoppen wordt geklikt, technische foutmeldingen en via welke campagnelink iemand binnenkomt. Dit gebeurt met een willekeurige bezoekers-ID (gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van de website). Meer hierover staat onder Cookies en opslag.
• Contactaanvragen opvolgen: vul je het contactformulier in, dan koppelen we je naam en e-mailadres in PostHog aan je bezoekers-ID. Zo zien we welke pagina’s je hebt bekeken en kunnen we je vraag of demo beter voorbereiden (gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van zakelijke aanvragen). Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken via het contactformulier; dan verwijderen we de koppeling.

Afhankelijk van wat je school gebruikt: naam, contactgegevens, geboortedatum, account, rol en ouder-kindrelatie; tennisniveau, tennisachtergrond en eventueel KNLTB-nummer; inschrijvingen, beschikbaarheid en voorkeuren; groepen, trainers, banen en lestijden; aanwezigheid en noodcontacten; facturen, betaalreferenties en betaalstatussen; berichten, meldingen, leesposities, blokkeringen en gegevens voor pushmeldingen. Als je school profielfoto’s heeft ingeschakeld, ook je foto. Servd is geen medisch dossier.

Je school ontvangt het lesgeld rechtstreeks via haar eigen Mollie-account. Wij ontvangen of beheren geen lesgeld. We gebruiken schoolgegevens niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen, en we nemen geen geautomatiseerde besluiten over je met rechtsgevolgen.

Ook minderjarigen gebruiken Servd. Je school controleert vooraf waar toestemming of hulp van een ouder of voogd nodig is, ook als een kind zich zelf registreert. Niet elke verwerking van gegevens van iemand onder de zestien vraagt om toestemming. Een ouder-kindkoppeling in Servd is geen bewijs van ouderlijk gezag. Klopt een koppeling niet, neem dan contact op met de school of met ons. Heb je als kind vragen over je gegevens? Vraag het je ouder, je trainer of ons.

Bevoegde gebruikers van je school zien wat ze voor hun rol nodig hebben, en groepsleden zien wat nodig is voor de groep. Onze eigen beheerders kunnen gegevens inzien als dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging of een opdracht van de school. We verkopen geen persoonsgegevens.

We werken met deze leveranciers:

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag
• Railway: hosting van de API
• Vercel: hosting van de web-app en deze website, en websitestatistieken
• Resend: verzenden van e-mail uit de app en van het contactformulier
• Google Firebase en Apple: pushmeldingen
• Sentry: foutmeldingen uit de app
• PostHog en Cloudflare: websitestatistieken
• mijn.host: onze zakelijke mailbox

Je school kan gegevens doorgeven aan haar eigen Mollie-, Moneybird- of e-Boekhouden-account. Daarvoor gelden de afspraken tussen de school en die partijen.

Onze database en API draaien in de EU. Dat betekent niet dat alles binnen de Europese Economische Ruimte blijft: e-mail, pushmeldingen, ondersteuning en verdere leveranciers kunnen verwerking buiten de EER meebrengen, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Daarvoor gebruiken we een adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met extra maatregelen waar nodig. Via het contactformulier kun je vragen welke waarborg voor welke leverancier geldt.

De groepschat is bedoeld voor communicatie binnen je lesgroep. Wordt een bericht gemeld, dan kan een bevoegde moderator van je school het bericht, de nodige context, de reden en de betrokken accounts bekijken. Een bericht dat voor de groep is verwijderd, kan tijdelijk bewaard blijven als bewijs bij een melding. Je school en wij lezen niet standaard mee. Blokkeren verbergt berichten alleen voor jou, niet voor de rest van de groep.

Voor onze eigen verwerking:

• Vragen, demoaanvragen en supportcorrespondentie, en de koppeling van je contactgegevens in PostHog: twee jaar na afhandeling, of na het laatste contact.
• Onze eigen boekhouding: zeven jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht.
• Contracten met scholen en het bewijs van akkoord: zeven jaar na het einde van de overeenkomst.
• Technische fout- en bezorglogs: maximaal dertig dagen. Beveiligings- en toegangslogs: maximaal negentig dagen.
• Bij een concreet incident of geschil bewaren we alleen het noodzakelijke bewijs langer, zolang dat nodig is.

Voor gegevens van je school bepaalt de school de termijnen. Daarnaast gelden deze afspraken:

• Een account van een cursist of trainer dat twee jaar niet is gebruikt, wordt verwijderd. Je krijgt daarover minstens een maand van tevoren bericht, en inloggen of de app openen is genoeg om het te houden. Zie account verwijderen.
• Een groepschat wordt opgeruimd twaalf maanden na de laatste les, het laatste bericht of de laatste melding, wat het laatst is.
• Stopt een school met Servd, dan kan zij nog twee maanden haar gegevens ophalen. Daarna verwijderen we ze. Na een proefperiode zonder vervolg verwijderen we de gegevens dertig dagen na het einde van de proef.
• We maken dagelijks back-ups en bewaren die minimaal zeven dagen. Back-ups worden alleen gebruikt om gegevens te herstellen; na een herstel voeren we eerdere verwijderingen opnieuw uit.

Als cursist of trainer kun je je account verwijderen in de app, of een verzoek doen via de pagina account verwijderen. Daarna kun je niet meer inloggen en worden je profielgegevens gewist. Gegevens die je school nog nodig heeft, zoals facturen, en berichten in de groepschat kunnen nog een tijd blijven bestaan. Je afzendernaam verdwijnt dan wel, maar de tekst van een bericht kan nog naar je verwijzen.

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je gegevens, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Gaat je verzoek over gegevens van je school, dan sturen we het na controle door naar de school en helpen we bij de uitvoering. Gaat het over onze eigen verwerking, dan handelen we het zelf af. We vragen alleen wat nodig is om te controleren wie je bent.

Je krijgt binnen een maand antwoord. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat met maximaal twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en vergelijkbare technieken, zoals lokale opslag in je browser of app, bewaren kleine stukjes informatie op je apparaat. Op deze website gebruiken we:

• PostHog (statistieken): een willekeurige bezoekers-ID in een cookie en in de lokale opslag van je browser, maximaal een jaar. Vul je het contactformulier in, dan koppelen we die ID aan je naam en e-mailadres. De gegevens staan bij PostHog in de EU.
• Vercel Web Analytics: telt paginabezoeken zonder cookies en zonder bezoekers-ID.
• Cloudflare Web Analytics: telt paginabezoeken en laadtijden zonder cookies.

We gebruiken geen advertentiecookies en delen websitegegevens niet met adverteerders. Wil je niet meegeteld worden, blokkeer of verwijder dan cookies en lokale opslag voor servd.nl in je browser, of gebruik een trackerblocker. De website blijft dan gewoon werken.

De Servd-app en web-app bewaren alleen wat nodig is om te werken: je inlogsessie (in de app in de beveiligde opslag van je telefoon), technische instellingen zoals de status van een app-update, en een beperkte kopie van je lessen en rooster voor offline gebruik, die maximaal veertien dagen na de laatste synchronisatie wordt bewaard. In de app en web-app gebruiken we geen cookies of opslag voor statistieken of advertenties. Wis je deze opslag, dan moet je opnieuw inloggen.

We scheiden de gegevens van scholen van elkaar, beperken wie toegang heeft, gebruiken versleutelde verbindingen en nemen passende maatregelen om gegevens te kunnen herstellen. Geen enkele online dienst is zonder risico. Verandert deze verklaring op belangrijke punten, dan maken we dat bekend.